Предупреждаем, понадобится не час и не два, чтобы навести порядок. И даже не три. Но мы же не боимся сложностей.
1. ПОДГОТОВКА
Вам понадобится:
1. Правильный настрой. Если пока не готовы - не стоит начинать. Если все же решили - поставьте себе конкретные цели, для чего вам нужен порядок в документах.
2. Уединение. Здесь помощники ни к чему. Особенно дети. Они будут отвлекать и не дадут сосредоточиться. А еще с радостью превратят ваши договора или сертификаты в произведение художественного искусства. Поэтому если есть возможность, отправляем мужа или маму с детьми в соседнюю комнату. Можно, например, воспользоваться временем, когда малыши спят.
3. Рабочее место. Это может быть стол, пол, кровать.
4. Мусорные пакеты или коробки для ненужной макулатуры.
5. Аксессуары для хранения. Ящик, бокс, коробка, большая папка - выбирать вам.
Приступаем: собираем все бумаги на рабочем месте (см. п.3). Абсолютно все! Нужно пройтись буквально по всем углам, чтобы ни одна бумажка не ускользнула от будущего порядка.
Если организация пространства, как правило, начинается с расхламления, а потом наступает этап категоризации, то с документами все наоборот. Сначала разбираем документацию на категории: личные документы для каждого члена семьи отдельно, движимое/недвижимое имущество, медицина, бизнес/работа, счета по ЖКХ, чеки/инструкции на покупки, письма/открытки и т.д.
Дробите время на разбор документов! Пусть это будут подходы на час - два с перерывами. Этот принцип распространяется и на последующие этапы работы.
После того, как со сбором и делением на категории закончите - выдохните, вы успешно справились с первым, самым легким, этапом организации документов.
2. РАСХЛАМЛЕНИЕ
К этому этапу подходим только на "свежую" голову, в ресурсном состоянии, готовым к изучению каждой бумаги от А до Я. И занимаемся им не более двух часов подряд.
Главный принцип здесь - не навреди, переводя на "организаторский" язык - не выкини! Документы - это зона повышенной ответственности. Нельзя допустить избавления от того, что может пригодиться в будущем.
Основные виды документов:
Личные документы - свидетельство о рождении, паспорт, ИНН, СНИЛС, военный билет, документы об образовании, медицинский полис и т.д. - постоянное хранение.
Документы о движимом и недвижимом имуществе. С ними нужно быть особенно осторожными. Если раньше свидетельства на ту же недвижимость выдавались в цветном исполнении, то сейчас это черно-белые выписки. Их можно перепутать с копиями! Изучаем каждую бумагу, чтобы случайно не лишиться подлинника правоустанавливающего документа! Даже если истек срок действия договора купли-продажи на имущество и оно более вам не принадлежит, пока не истек срок исковой давности - храним! Проверьте и сформируйте комплекты документов по каждому активу (договоры, свидетельства и выписки, акты приёма-передачи, расписки и т.д.). Храним оригиналы - постоянно.
Медицинские документы - выписки по осмотрам, обследования, анализы. По хроническим заболеваниям, длительным болезненным состояниям - оставляем. Лучше перевести их в цифровой вид, завести папку на электронном носителе, на телефоне и т.д., а не на бумаге. Результаты анализов я давно перестала даже распечатывать, пересылаю врачу и сразу отправляю в соответствующую папку на компе. По кратковременным ОРВИ, ОРЗ и подобным заболеваниям без тяжёлых последствий для здоровья - не храним.
Документы по бизнесу, договоры, банковские документы - внимательно изучаем их актуальность, сроки действия с учетом исковой давности.
Чеки, гарантийные талоны - если они не подтверждают длительную гарантию, то и оставлять их нет смысла. Сейчас даже для возврата купленного товара в магазин чек уже не нужен.
В этом блоке отдельно выделим бумаги-воспоминания, с которыми крепкая эмоциональная связь. Как с ними справиться, не застрять в прошлом вместе с ворохом писем, приглашений, открыток, записок, памятных билетов и т.д. - расскажем в следующем посте.
Теперь немного передохните и в следующей статье мы вернемся к тому, как навести порядок в документах. Продолжение следует!
|
Заказать звонок
|
