С чего начать?
С энергии! Наведение порядка в документах — процесс энергозатратный, поэтому прежде чем начать убедитесь, что вы в ресурсе и настроении это делать.Желательно, чтобы в этот момент вам никто не мешал и не отвлекал вопросами и разговорами. Вам нужно сконцентрироваться!
Не забывайте делать перерыв каждые 2-3 часа, если процесс затянулся.
Первый этап — расхламление
Соберите все имеющиеся документы, чеки, договора, гарантийные талоны, буклеты, листовки и остальное в одном месте.
Все нужное и актуальное — складываем в одну стопку. Все неиспользуемое, просроченное — в другую, которая отправится на выброс.
Памятка по срокам хранения личной документации*
-
-
Счета, квитанции об оплате — храним 3 года.
-
Кредитные документы и квитанции об оплате — 3 года.
-
Штрафы и квитанции об оплате ГИБДД — 2 года.
-
Чеки и этикетки на одежду — 2 недели
-
Чеки на бытовую технику — 1-3 года (до конца гарантийного срока)
-
Документы на собственность, авто — пока они в вашем владении.
Памятка по срокам хранения рабочей документации*
*Мы перечислили не всю документацию, а только самую основную. Прежде чем выбрасывать что-то — ОБЯЗАТЕЛЬНО проверьте, сколько тот или иной документ должен храниться.
Лайфхак — хранение инструкций!
Инструкции в виде книжечек к бытовой технике часто занимают огромное количество места. Для оптимизации — вырежьте только титульную страницу и текст на русском языке, скрепите степлером и уберите в файл. Занимаемое место сократится минимум в 2 раза.
А можно вообще перевести все в электронный формат и сохранить на компьютере/телефоне, создав папку с соответствующим названием.
Второй этап — категоризация
Документы из стопки «НУЖНОЕ» распределяем по понятным для себя категориям. Например:
-
медицина
-
транспорт
-
недвижимость
-
банк
-
личные документы
-
учеба
-
ксерокопии
-
архив
С рабочей документацией — действуйте аналогично. Все, что можно отсканировать и перевести в электронный формат — сканируйте и переводите.
Третий этап — хранение
Лучшие места для хранения:
-
кабинет
-
гостиная
-
спальня
*Обязательное условие — место должно быть труднодоступно для детей, а не для вас.
В чем хранить:
-
папка-скоросшиватель
-
папка с файлами
-
папка с кнопками или застежкой зип-лок
-
папка подвесная
-
настольные или подвесные лотки вертикального или горизонтального хранения
-
конверты разных размеров
-
доска-органайзер
-
картонные коробки/пластиковые контейнеры (подходит для рабочей документации, которую надо хранить долго)
Как поддерживать порядок
Чтобы бумажный архив снова не разросся до неприличных размеров, надо:
-
Входящую документацию разбирать каждый день.
-
Сразу сортировать на важное и не нужное
-
Выбрасывать «спам»
-
Проверять хранящиеся документы на актуальность — 1 раз в год
А как у вас обычно проходит процесс наведения порядка в документах? Поделитесь в комментариях
|
Заказать звонок
|
